Uit: Column Amigoe’s weekendbijlage Napa; 21-05-16; www.amigoe.com/pdf-napa
Jaren geleden werd me gevraagd om in-house trainingen te geven bij een succesvol bedrijf op het gebied van Timemanagement.
De directie ergerde zich enorm aan medewerkers die te laat kwamen, zich niet aan afspraken hielden, en niet konden plannen. Zo kwam hun bedrijf toch nooit vooruit?
Toen ik die vraag kreeg had ik zelf in 2003 al kennisgemaakt met Timemanagement in de vorm van een korte workshop. Destijds was ik nog clustermanager in Nederland, en vond het maar vervelend: Timemanagement? Daar had ik –als drukbezette leidinggevende- toch zeker helemaal geen tíjd voor!? Maar na die korte workshop waren mijn ogen geopend, en vanaf dat moment werkte ik trouw met mijn mindmap aan mijn wekelijkse planning.
Dus: ik begon heel optimistisch aan de reeks trainingen voor het Curaçaose bedrijf. Ik opende steevast gekscherend met de vraag ‘wie van de deelnemers vanochtend hiernaartoe was gereden met het gevoel toch zeker geen tíjd te hebben voor een training Timemanagement?’. Altijd goed voor een gulle lach en om de vooroordelen maar vast weg te nemen. Maar wat ik flink onderschat had, was dat Timemanagement helemaal geen lichtvoetig onderwerp was voor velen. Sterker nog: meerdere deelnemers werden emotioneel, uitten hun frustraties en gaven aan dat tijd hun grootste vijand was. Er kwamen allerlei issues bloot te liggen: overbelaste medewerkers, fouten maken, overspannenheid, doorgeslagen perfectionisme, overwerken en gebrekkige assertiviteit.
Het zal geen verassing zijn dat ik vervolgens voor langere tijd aan het bedrijf verbonden bleef, ditmaal als Timemanagementcoach. Ik begon op diverse afdelingen medewerkers individueel en in groepen te coachen, en leerde toen van hen heel waardevolle lessen, waarvan ik nu in mijn werk nog dagelijks profijt heb.
Timemanagement is op zich geen beladen onderwerp, maar het begrip ‘tijd’ en dan met name het gevoel van geen- of te weinig tijd, is dat wél. Bovendien zijn problemen met Timemanagement bijna nooit opzichzelfstaand: er liggen meestal dieperliggende problemen onder. Wat te denken van de medewerker die door haar perfectionisme en faalangst alle stukken meerdere keren nakeek, uit angst fouten te maken? En van de leidinggevende die z’n tijd zo strak en efficïent indeelde, dat hij geen tijd meer had voor het begeleiden van z’n teamleden? Of van de medewerker die maar geen structuur in de dagen kreeg n.a.v. verborgen concentratieproblematiek? Verder waren daar nog de procrastinators (uitstellers), de laatkomers, de mensen die geen fouten durven toegeven, en zij die geen ‘nee’ kunnen zeggen.
Tijdens persoonlijke gesprekken en gerichte coaching on the job heb ik goed in kaart kunnen brengen, wat de link tussen bovenstaande zaken en problemen met Timemanagement is. En welk effect dit heeft en ook, dat er wel degelijk iets aan te doen is! Het is niet zo dat mensen van de voormalige Antillen allemaal slechte timemanagers zijn, zoals weleens wordt beweerd. Wel heersen er regelmatig geheel eigen opvattingen over het begrip tijd, die enerszijds cultureel bepaald zijn, maar ook door opvoeding, overtuigingen en persoonlijke talenten- en problematiek. Dat is in bijv. West-Europese landen niet anders. Maar als er effectief begeleid wordt, en voldoende aandacht is voor bevordering van de 2 P’s (Plannen & Prioriteren) dan kom je een heel eind, ook -of misschien wel juist- op Curaçao.
Tegenwoordig gebruik ik de term Timemanagement wat minder, en spreek ik steeds vaker over Persoonlijke Effectiviteit; Stephen R. Covey schrijft daar uitvoerig over in zijn bestseller-boek ‘The 7 habits of highly effective people’ (1989). Zijn visie op het managen van je tijd ter bevordering van de persoonlijke effectiviteit is:
- Ieder mens heeft een verschillend karakter en prioriteiten
- Staar je niet blind op takenlijstjes met vastliggende tijdsschema’s
- Leer vaststellen welke resultaten jij belangrijk- en urgent vindt
Als tips geeft hij aan selfmanagement toe te passen:
- Waar ben je naar op weg (doel)?
- Wanneer ben je tevreden (bereikte resultaten)?
- Bepaal je sleutelrollen in het leven
- Welke resultaten wil je in die rollen bereiken?
Als coach ben ik inmiddels al bij vele bedrijven en particuliere coachees geweest om te ondersteunen bij het managen van tijd, en het bevorderen van de eigen- en bedrijfseffectiviteit. En na het afnemen van een goede Timemanagementanalyse en een combinatie van coaching on the job en personal coaching -waarbij de focus ligt op weektaken-en planning en het prioriteren daarvan, persoonlijke doelen en inzichten ontwikkelen, en het opheffen van persoonlijke blokkades en ineffectief gedrag- zijn de resultaten vaak sterk verbeterd.
Ik ben het overigens helemaal met Covey eens dat bedrijven moeten oppassen om niet teveel taak- en tijdsstandaarden vast te leggen, maar dat kwaliteit, bedrijfsbelang en menselijkheid het uitgangspunt moeten blijven. Want of je nou volgens de POSEC, Pareto, Eisenhower of Clean Desk principes werkt: ieder mens is anders en ieder mens heeft zijn eigen dag- en leefritme. Wat werkt voor de éen, werkt mogelijk niet voor de ander.
En dat is het mooie van coaching: je kunt analyseren, differentïeren, (individuele en groepsgerichte) processen volgen en samen de juiste doelen, koers en aanpak bepalen. Medewerkers voelen zich tijdens zo’n Timemanagementtraject begrepen, en de managementteams weten beter wanneer,- en hoe ze moeten motiveren, ingrijpen en (bij)sturen. Kortom: het siert bedrijven als ze daadwerkelijk willen investeren in hun medewerkers, en durven kiezen voor begeleiding bij dergelijke veranderprocessen.
De essentie van Timemanagement is te zorgen dat jij de baas blijft over je eigen tijd, in plaats van omgekeerd. Maar een citaat van Michael Altshuler verwoordt het nog treffender: ‘The bad news is: time flies. The good news is: you’re the pilot!’.
