Uit: Column Amigoe’s weekendbijlage Napa; 21-05-16; www.amigoe.com/pdf-napa

Jaren geleden werd me gevraagd om in-house trainingen te geven bij een succesvol bedrijf op het gebied van Timemanagement.

De directie ergerde zich enorm aan medewerkers die te laat kwamen, zich niet aan afspraken hielden, en niet konden plannen. Zo kwam hun bedrijf toch nooit vooruit?

Toen ik die vraag kreeg had ik zelf in 2003 al kennisgemaakt met Timemanagement in de vorm van een korte workshop. Destijds was ik nog clustermanager in Nederland, en vond het maar vervelend: Timemanagement? Daar had ik –als drukbezette leidinggevende- toch zeker helemaal geen tíjd voor!? Maar na die korte workshop waren mijn ogen geopend, en vanaf dat moment werkte ik trouw met mijn mindmap aan mijn wekelijkse planning.

Dus: ik begon heel optimistisch aan de reeks trainingen voor het Curaçaose bedrijf. Ik  opende steevast gekscherend met de vraag ‘wie van de deelnemers vanochtend hiernaartoe was gereden met het gevoel toch zeker geen tíjd te hebben voor een training Timemanagement?’.  Altijd goed voor een gulle lach en om de vooroordelen maar vast weg te nemen. Maar wat ik flink onderschat had, was dat Timemanagement helemaal geen lichtvoetig onderwerp was voor velen. Sterker nog: meerdere deelnemers werden emotioneel, uitten hun frustraties en gaven aan dat tijd hun grootste vijand was.  Er kwamen allerlei issues bloot te liggen: overbelaste medewerkers, fouten maken, overspannenheid, doorgeslagen perfectionisme, overwerken en gebrekkige assertiviteit.

Het zal geen verassing zijn dat ik vervolgens voor langere tijd aan het bedrijf verbonden bleef, ditmaal als Timemanagementcoach. Ik begon op diverse afdelingen medewerkers individueel en in groepen te coachen, en leerde toen van hen heel waardevolle lessen, waarvan ik nu in mijn werk nog dagelijks profijt heb.

Timemanagement is op zich geen beladen onderwerp, maar het begrip ‘tijd’ en dan met name het gevoel van geen- of te weinig tijd, is dat wél. Bovendien zijn problemen met Timemanagement bijna nooit opzichzelfstaand: er liggen meestal dieperliggende problemen onder. Wat te denken van de medewerker die door haar perfectionisme en faalangst alle stukken meerdere keren nakeek, uit angst fouten te maken? En van de leidinggevende die z’n tijd zo strak en efficïent indeelde, dat hij geen tijd meer had voor het begeleiden van z’n teamleden? Of van de medewerker die maar geen structuur in de dagen kreeg n.a.v. verborgen concentratieproblematiek? Verder waren daar nog de procrastinators (uitstellers), de laatkomers, de mensen die geen fouten durven toegeven, en zij die geen ‘nee’ kunnen zeggen.

Tijdens persoonlijke gesprekken en gerichte coaching on the job heb ik goed  in kaart kunnen brengen, wat de link tussen bovenstaande zaken en problemen met Timemanagement is. En welk effect dit heeft en ook, dat er wel degelijk iets aan te doen is! Het is niet zo dat mensen van de voormalige Antillen allemaal slechte timemanagers zijn, zoals weleens wordt beweerd.  Wel heersen er regelmatig geheel eigen opvattingen over het begrip tijd, die enerszijds cultureel bepaald zijn, maar ook door opvoeding, overtuigingen en persoonlijke talenten- en problematiek. Dat is in bijv. West-Europese landen niet anders.  Maar als er effectief begeleid wordt, en voldoende aandacht is voor bevordering van de 2 P’s (Plannen & Prioriteren) dan kom je een heel eind, ook -of misschien wel juist- op Curaçao.

Tegenwoordig gebruik ik de term Timemanagement wat minder, en spreek ik steeds vaker over Persoonlijke Effectiviteit; Stephen R. Covey schrijft daar uitvoerig over  in zijn bestseller-boek ‘The 7 habits of highly effective people’ (1989).  Zijn visie op het managen van je tijd ter bevordering van de persoonlijke effectiviteit is:

• Ieder mens heeft een verschillend karakter en prioriteiten
• Staar je niet blind op takenlijstjes met vastliggende tijdsschema’s
• Leer vaststellen welke resultaten jij belangrijk- en urgent vindt

Als tips geeft hij aan selfmanagement toe te passen:

• Waar ben je naar op weg (doel)?
• Wanneer ben je tevreden (bereikte resultaten)?
• Bepaal je sleutelrollen in het leven
• Welke resultaten wil je in die rollen bereiken?

Als coach ben ik inmiddels al bij vele bedrijven en particuliere coachees geweest om te ondersteunen bij het managen van tijd, en het bevorderen van de eigen- en bedrijfseffectiviteit.  En na het afnemen van een goede Timemanagementanalyse  en een combinatie van coaching on the job en personal coaching  -waarbij de focus ligt op weektaken-en planning en het prioriteren daarvan, persoonlijke doelen en inzichten ontwikkelen, en het opheffen van persoonlijke blokkades en ineffectief gedrag- zijn de resultaten vaak sterk verbeterd.

Ik ben het overigens helemaal met Covey eens dat bedrijven moeten oppassen om niet teveel taak- en tijdsstandaarden vast te leggen, maar dat kwaliteit, bedrijfsbelang en menselijkheid het uitgangspunt moeten blijven. Want of je nou volgens de POSEC, Pareto, Eisenhower of Clean Desk principes werkt: ieder mens is anders en ieder mens heeft zijn eigen dag- en leefritme. Wat werkt voor de éen, werkt mogelijk niet voor de ander.

En dat is het mooie van coaching: je kunt analyseren, differentïeren, (individuele en groepsgerichte) processen volgen en samen de juiste doelen, koers en aanpak bepalen. Medewerkers voelen zich tijdens zo’n Timemanagementtraject begrepen, en de managementteams weten beter wanneer,- en hoe ze moeten motiveren, ingrijpen en (bij)sturen. Kortom: het siert bedrijven als ze daadwerkelijk willen investeren in hun medewerkers, en durven kiezen voor begeleiding bij dergelijke veranderprocessen.

De essentie van Timemanagement is te zorgen dat jij de baas blijft over je eigen tijd, in plaats van omgekeerd. Maar een citaat van Michael Altshuler verwoordt het nog treffender: ‘The bad news is: time flies. The good news is: you’re the pilot!’.

Uit: Column Amigoe’s weekendbijlage Napa; 23-04-16; www.amigoe.com/pdf-napa

Enigszins timide komt ze bij me binnenlopen. Ze is een prachtige verschijning: een jonge, hip geklede, verzorgde ‘natural beauty’.

Het is haar allereerste bezoek; ze vertelt dat ze heel zenuwachtig is, en niet weet waar ze moet beginnen. Ik stel haar gerust met een kopje koffie en wat kennismakingsvragen. Ze glimlacht, en begint over haarzelf te vertellen. Er komen blosjes op haar wangen. Ik ben oprecht geinteresseerd in wat deze jongedame me te vertellen heeft, en geef dat rustig aan. Na een poosje begint ze voorzichtig te formuleren wat haar bij me bracht.

“Nou, weet je wat het is? Ik ben gewoon zo saai! Altijd stil in een hoekje, altijd anderen aan het observeren. En die anderen, die hebben het wél altijd leuk met elkaar…”. Er verschijnen tranen in haar ogen. Al die jaren van zich ‘anders,’- en vaak een buitenstaander voelen, drukken zwaar op haar. Er volgt een relaas over het feit dat ze vindt dat ze nooit eens spontaan contact kan maken, of een grapje of small talk weet te verzinnen. En dat ze altijd klaar staat voor anderen, maar dat het lijkt of ze haar behoeften nooit zien. “Waarom moet ik ook altijd zo verlegen zijn, en zo snel blozen? Was ik maar net zoals de anderen: was ik maar leuk!”. Om vervolgens af te sluiten met de vraag: “Kun jij me daar niet bij helpen, om gewoon een beetje meer zoals iedereen te worden?”

Daar ben ik even stil van. Deze prachtige dame zit bij mij omdat ze zichzelf niet goed genoeg vindt, en net zoals alle anderen wil zijn….Ik vraag erop door, want wat verstaat ze precies onder ‘saai’? En hoe gedragen die anderen zich dan , en vooral: waarom wil ze iemand zijn die ze eigenlijk niet is?

We praten verder over haar leven en haar jeugd, waarin ze veel verantwoordelijkheid droeg. Over haar karakter en aard van veel piekeren, dromen, anderen helpen, onzekerheid, twijfelen, faalangst, snel geraakt zijn, en tegen anderen opkijken.

In daaropvolgende gesprekken geeft ze aan dat ze altijd haar uiterste best doet, maar desondanks altijd angst houdt om te falen; dat ze vaak te loyaal is, en dat ze stemmingen en sferen van anderen feilloos aanvoelt. Van al deze dingen raakt haar hoofd overvol. Als ik haar vraag wat dat met haar lichaam doet, geeft ze aan dat ze regelmatig hoofdpijn heeft, en erg snel moe is. Op die momenten wordt het soms teveel, en raakt ze snel van slag. Desgevraagd geeft ze aan dat het dan helpt om even helemaal alleen te zijn; daar wordt ze weer rustig en helder van. Haar eindconclusie is dat ze ‘veel te gevoelig’ is. ‘Ik ben dus eigenlijk gewoon zwak’.

Mijn eindconclusie is een heel andere, nl. dat ze eigenlijk wel heel hard is voor zichzelf. Want deze jongedame barst van de kwaliteiten, en is al van jongs af aan een rots in de branding voor haar omgeving, maar heeft tegelijkertijd enorm veel last van haar hoge gevoeligheid en haar introverte karakter. Het Muurbloempje, maar wel eentje die van binnen bloeit! Ik besluit om mijn coachee te wijzen op een gevoeligheids-test (uit Hoogsensitieve Personen, van Elaine Aron) in de vorm van een vragenlijst. Een test is natuurlijk nooit volledig, en  het blijft een momentopname, maar nadat ze hem gedaan heeft is er ineens veel duidelijk.

Tot haar verbazing scoort ze maximaal op gevoeligheid. Het verbaasd mij niet: haar verhalen, uitstraling en kenmerken laten steeds eenzelfde beeld zien, nl dat van iemand die hooggevoelig is. Ook wel een ‘hoogsensitief persoon’ (HSP) genoemd. Als ik het benoem, glimlacht ze opgelucht. We lezen er veel over, en ze herkent zichzelf helemaal in het beeld. “Ik ben dus eigenlijk helemaal niet saai!” roept ze uit. “Of ongezellig. En ik ben al helemaal niet de enige! Ik voel gewoon meer dan anderen, en mijn zintuigen krijgen meer prikkels binnen”. Ik beaam dit, en druk haar op het hart dat HSP’s vele kwaliteiten hebben, die in bepaalde sociale omgevingen als heel waardevol worden gezien. In Aziatische culturen bijvoorbeeld, worden een rustige (introverte) aard, bescheidenheid, loyaliteit, waakzaamheid en bedachtzaamheid als deugden beschouwd.

Extraverte personen, die uitgesproken en aanwezig zijn, hun mening makkelijk durven geven en sociaal zeer actief zijn, worden gekoesterd in westerse samenlevingen, waarbij eerlijkheid en voor jezelf opkomen hoog in het vaandel staan. HSP’s hebben het in dergelijke samenlevingen vaak moeilijker, omdat hun introvertie vaak wordt aangezien voor verlegenheid, onzekerheid en saaiheid. Bovendien kunnen hun scherpe zintuigen de ‘prikkel-overload’ soms nauwelijks aan. Ook hier op Curaçao staan overal televisies aan, knalt de muziek door de speakers in de winkels, en op scholen schreeuwen en rennen de kinderen vrolijk doorelkaar.

Dat veroorzaakt niet zelden ‘overprikkeling’ bij volwassen- en jonge HSP’s. Jezelf verliezen in een zee van geluids,- geur,- smaak,- of emotionele prikkels, met concentratieverlies, (chronische-) vermoeidheid, irritatie, of emotionele uitbarstingen tot gevolg.

En als dat vaak gebeurt leidt het vervolgens weer naar: het jezelf ‘anders’ en onbegrepen voelen, lichamelijke klachten, irritatie, faalangst, vermoeidheid, minderwaardigheidsgevoelens en -in sommige gevallen- burn out of depressies. Binnen de (para-)medische wereld wordt hoogsensitiviteit lang niet altijd als zodanig (h)erkend, hetgeen vaak leidt tot verkeerde diagnoses, of onbegrip.

Maar het is (volgens dr. Elaine Aron) een karaktertrek -geen stoornis- die voorkomt bij zo’n 1 op de 5 à 6 mannen en vrouwen. Dat is 20% van de bevolking. Deze groep bestaat uit introverte,- maar -in mindere mate- ook extraverte personen. Er is op het eiland nog relatief weinig bekend over HSP, maar op wereldniveau is er al veel over gepubliceerd.

Mijn coachee is ondertussen opgebloeid tot een evenwichtige, gelukkige vrouw. Ze weet dat ze haar grenzen goed moet bewaken, vaker ‘nee’ moet zeggen, en op tijd rust moet nemen om overprikkeling te voorkomen. Maar ze weet ook dat ze de moeite waard is, en dat ze de gave heeft om mensen en situaties snel aan te voelen, en dat ze -kortom- goed is, zoals ze is.

Gepubliceerd in: Amigoe/Napa; www.amigoe.com/pdf-napa d.d. 23-04-16

Uit: Column Amigoe’s weekendbijlage Ñapa, 26-03-16; www.amigoe.com/pdf-napa

Doorgaans onderscheiden we 2 soorten coachings, nl:

• Lifecoaching
• Corporate (bedrijfs-en organisatie) coaching

Bij Lifecoaching gaat het vaak om particuliere coachees die ondersteuning vragen op het gebied van privé- en werkgerelateerde vraagstukken. In komende columns zal ik dieper ingaan op specifieke (life) coachingsthema’s en situaties.

Bij Corporate Coaching gaat het vaak om coachees -leidinggevenden en uitvoerenden- die door het bedrijf gestuurd worden met vraagstukken die werkgerelateerd zijn, al dan niet in combinatie met persoonlijke issues. Die coachingsvorm heet Personal Coaching. Maar er worden ook vaak groepen aangemeld; dit zijn meestal teams of afdelingen, maar het kan ook een hele organisatie betreffen. In zulke gevallen spreekt men van Teamcoaching of -in geval van een hele organisatie- Verandertrajecten. Teambuildingstrajecten, verbetertrajecten en brainstorm/’heidagsessies’ vallen daar ook onder.

Uiteraard bestaan er nog vele andere soorten coachings, denkt u bijv. aan de opkomst van de ‘kindercoach’. In bepaalde landen bestaat er voor elke vraag of probleem een coach, denkt u bijv. aan een: afvalcoach; vliegangstcoach; budgetcoach, etc.

Laten we ons even beperken tot de eerstgenoemde coachingsvormen. Hierbinnen vallen namelijk nog meerdere soorten te onderscheiden. Veel mensen vragen me dan ook wat het verschil is tussen bijv. training en coaching. Of tussen werkbegeleiding en coaching. Coaching is een werkvorm waaronder verschillende soorten begeleidingsvormen vallen, nl:

-Mentoring: het begeleiden van een individu of groep op de werkvloer of daarbuiten, door een mentor. ‘Coaching on the Job’ oftewel coaching op de werkvloer, gericht op specifieke vaardigheden is een vorm van de mentoring-stijl.  De mentor is ervaren en wordt gezien als ‘wijs’, en biedt raad en advies. Ook is de mentor een sparring partner en een luisterend oor. Een mentor is vaak een coach, maar heeft tevens zijn oorsprong in allerlei beroepen, en wordt vaak gezien als een wijze, een voorbeeldfiguur, of een senior

– Supervising: het begeleiden van een individu of groep door een supervisor. Denk bijv.aan een groep stagiaires die supervisie krijgen van een ervaren docent, stagebegeleider of coach die tevens veel werkervaring heeft op het bestudeerde vakgebied. Een supervisor laat de leden uit de groep zelf aan het woord en reageert op hun verhalen en ervaringen zonder direct te (be)oordelen

– Counselling: de coach begeleidt individuele personen of (kleine) groepen bij dieperliggende problematiek, middels een reeks diepte-gesprekken, waarbij veel gereflecteerd word en zo min mogelijk adviezen worden gegeven, maar middels gerichte vraagstelling tot een oplossing of (nieuwe) zienswijze wordt gekomen. Deze vorm wordt veel toegepast bij Life & Personalcoaching, veelal door een ervaren coach die bijv. ervaring heeft in de hulpverlening

-Tutoring: het begeleiden van een individu of groep middels het aanleren van (nieuwe) vaardigheden, om bijv het werk zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. De tutor opereert als een instructeur, en leert bijv. teams de juiste vaardigheden aan om te kunnen werken met een nieuw computersysteem, of vaardigheden gericht op klantgericht werken. ‘Jobcoaching’ is een vorm waarbij gebruik gemaakt wordt van de tutoring-stijl. Deze stijl van werken lijkt op die van een docent of instructeur, en wordt uitgevoerd door deze personen of ervaren medewerkers die het omgaan met specifiek gedrag,- of een bepaalde vaardigheid of systeem goed beheersen

Andere werkvormen, die raakvlakken hebben met coaching als werkvorm:

– Teambuilding: teams, afdelingen en/of organisaties worden geholpen bij het vormen van sterkere (vertrouwens-) banden met elkaar, of bij het effectiever kunnen samenwerken. Meestal wordt teambuilding geveven door een gespecialiseerde trainer of coach, die ervaren is in het begeleiden van teamprocessen

-Training: training is een aparte tak van sport, die meestal wordt gegeven door een trainer. Een trainer leert (veelal) groepen nieuwe vaardigheden aan, geeft nieuwe kennis door, of frist oude kennis weer op. Trainen lijkt op doceren, maar is meer gespecialiseerd. Tijdens het trainen kan echter ook gecoacht worden: dit is afhankeijk van de stijl van de trainer. Workshops zijn ook trainingen maar compacte, praktische en kortdurende (bijv. een halve dag). Managers/leidinggevenden, trainers, coaches en docenten maken allemaal gebruik van trainingstechnieken. Trainingen kunnen kort (bijv. 1 dag) of lang (bijv. een halfjaar) duren.

De laatste 2 werkvormen schaar ik meestal onder Training, tenzij er nadrukkelijk om een coachende begeleidingsstijl wordt verzocht.

Wanneer er in een bedrijf of organisatie een gebrek is aan vaardigheden en praktijkgerichte inzichten, dan kan er een tutor of mentor ingeschakeld worden.

Wanneer er een behoefte is aan verdiepen en vergroten van bepaalde (vakgerichte) kennis en vaardigheden, dan wordt er vaak voor een training gekozen.

Als mensen binnen een bedrijf telkens vastlopen, vanwege een tekort aan bepaalde vaardigheden -hetzij praktijkgerichte,- hetzij sociale of communicatieve- dan wordt er vaak een coach ingeschakeld. Maar ook wanneer mensen heel goed functioneren en uitdaging missen, of om welke reden dan ook ongemotiveerd zijn geraakt kan het nodig zijn om een coach in te schakelen.

Wat steeds meer voorkomt, is de vraag naar Management Coaching: mensen die een leidinggevende rol hebben, hebben tevens een voorbeeldfunctie. Er wordt veel van hen verwacht, zowel vanuit de werkvloer als vanuit hun meerderen of bijv. de aandeelhouders. Ze kunnen niet alle informatie delen en bespreekbaar maken, zoals hun uitvoerende collega’s. Dat kan soms heel eenzaam zijn, zeker wanneer je als manager zelf wat hulp nodig hebt, of met bepaalde vraagstukken worstelt. Bovendien worden medewerkers steeds mondiger en ze zijn -n.a.v. de komst van social media en internet- beter geïnformeerd dan voorheen. De coach zal hen begeleiden middels Personal Coaching die speciaal gericht is op (toekomstig) leiders. Op die wijze worden de leiders gericht en effectief ondersteund bij hun uitdagende taak, opdat zij in staat zijn om -binnen afzienbare tijd- hun rol kundig en met plezier op zich te nemen, volgens de eisen van de moderne tijd.

Nu u een beetje een beeld heeft van wat een coach zoal doet, wie de coachees zijn en welke soorten coachings er zijn, zal ik komende tijd ingaan op verhalen uit de dagelijkse coachingspraktijk: never a dull moment!